Grundsätze
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Beschäftigtendaten ist der jeweilige Arbeitgeber Verantwortlicher; iamtime setzt dessen Lösch-Weisungen als Auftragsverarbeiter um. Alle Daten – einschließlich hochgeladener Dokumente – liegen in einer zentralen Datenbank (Serverstandort Deutschland), wodurch Löschungen vollständig und nachvollziehbar erfolgen.
Fristenübersicht
- Zeitbuchungen: mindestens 2 Jahre (Aufbewahrungspflicht § 16 Abs. 2 ArbZG), danach Löschung gemäß Weisung des Arbeitgebers
- Urlaubs- & Abwesenheitsdaten: für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses zzgl. gesetzlicher Fristen, danach Löschung auf Weisung
- Mitarbeiter-Stammdaten & Dokumente: bis zur Löschung durch den Arbeitgeber bzw. bis Vertragsende (siehe unten)
- Kundenkonto & Vertragsdaten: Export auf Anforderung, vollständige Löschung spätestens 30 Tage nach Vertragsende; steuerrelevante Rechnungsdaten 10 Jahre (§ 147 AO)
- Server-Logdateien: automatische Löschung nach spätestens 14 Tagen
- Backups: rollierende Sicherungen, Überschreibung spätestens nach 35 Tagen – gelöschte Daten verschwinden damit auch aus allen Sicherungen
- E-Mail-Benachrichtigungen: werden nicht archiviert; Versandprotokolle nach 14 Tagen gelöscht
Löschverfahren
Löschungen erfolgen durch physisches Entfernen der Datensätze aus der Datenbank (kein bloßes „Deaktivieren" bei endgültiger Löschung). Deaktivierte Mitarbeiter bleiben zunächst mit allen Daten erhalten (Nachweispflichten) und werden auf Weisung des Arbeitgebers endgültig gelöscht. Nach Vertragsende wird der gesamte Mandant inklusive aller Dokumente aus der Datenbank entfernt.
Verantwortlichkeiten
Für Lösch-Weisungen zu Beschäftigtendaten: der Arbeitgeber (Firmen-Admin) über das Portal oder per E-Mail. Für die technische Umsetzung: iampat.de, Patrick Herting (info@iamtime.de). Betroffene wenden sich für Löschbegehren zunächst an ihren Arbeitgeber (siehe Datenschutzerklärung).